Pour couvrir ses frais de fonctionnement de manière autonome, le Comité Social et Économique (CSE) bénéficie d’un budget dédié. Il s’agit du budget de fonctionnement, qui permet de garantir le bon fonctionnement du CSE à travers des dépenses encadrées.

Cela concerne par exemple les frais d’honoraires des experts sollicités, de déplacements liés à l'exercice de ses missions ou encore l'organisation de formation pour les salariés. Ce budget est mis en place dans les entreprises de plus de 50 salariés uniquement.

En tant qu’élu membre du CSE, vous êtes tenu de gérer efficacement les ressources disponibles au sein du comité. Il vous est donc essentiel d’apprendre à maîtriser et à bien utiliser le budget de fonctionnement du CSE.

💡 Dans cet article, HappyPal vous éclaire sur ces points :

• à quoi sert le budget de fonctionnement du CSE ;
• quels investissements peut faire le CSE avec ce budget ;
• que faire du budget de fonctionnement CSE non utilisé.

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Au sommaire :

• 1. Comprendre le budget de fonctionnement du CSE
• 1. A. Définition et composantes du budget de fonctionnement
• 1. B. Comment est calculé le budget de fonctionnement ?
• 1. B. a. CSE de moins de 50 salariés
• 1. B. b. CSE de plus de 50 salariés
• 1. C. Qui est chargé du budget de fonctionnement ?
• 1. D. Modalités et dates de versement

• 2. Comment utiliser le budget de fonctionnement du CSE
• 2. A. Les dépenses éligibles
• 2. B. Les dépenses non couvertes
• 2. C. Exemples d'utilisation du budget de fonctionnement
• 2. D. Évitez les arnaques au budget

• 3. Gestion pratique du budget de fonctionnement du CSE
• 3. A. Processus de transfert de l'excédent du budget
• 3. B. Comptabilisation des dépenses
• 3. C. Compte bancaire : distinguer les deux budgets

• Conclusion

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Comprendre le budget de fonctionnement du CSE

Bien comprendre le budget de fonctionnement fait partie des missions essentielles du trésorier. En effet, cela permet de garantir une gestion efficace des ressources et de soutenir la réalisation des objectifs au sein du comité d’entreprise. Voici les différentes caractéristiques et règles du budget de fonctionnement du CSE.

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Définition et composantes du budget de fonctionnement

Le budget de fonctionnement représente les dépenses courantes nécessaires au fonctionnement quotidien du Comité Social et Économique (CSE). Il sert à financer des formations, des expertises, les tâches administratives, la comptabilité du CSE ou encore la communication avec les salariés. La loi prévoit l’attribution obligatoire d’un budget de fonctionnement pour les entreprises de 50 salariés et plus.

Ce budget est séparé de l’enveloppe affectée aux activités sociales et culturelles (places de cinéma à moindre coût, billetterie CSE, chèques-cadeaux, etc.). Il ne concerne pas les entreprises avec un effectif de 11 à 49 salariés, qui possèdent également moins de droits et de missions.

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Comment est calculé le budget de fonctionnement ?

Le budget de fonctionnement du CSE est calculé à partir de la masse salariale brute de l’entreprise.

CSE de moins de 50 salariés

Dans les entreprises de moins de 50 salariés, la loi n’a pas prévu d’instaurer de budget de fonctionnement au sein du CSE. En effet, il n’existe pas en tant que personne morale, c’est pourquoi un budget de fonctionnement ne peut être attribué. 

Dans ce cas, c’est à l'employeur de fournir les moyens nécessaires aux représentants du personnel et de prendre en charge leurs coûts. Par exemple, il doit mettre en place des moyens de communication efficaces pour faciliter la communication des salariés, leur offrir la possibilité de se former et mettre à disposition des locaux pour les réunions.

Il peut aussi prendre en charge les déplacements ou la restauration des représentants dans le cadre de l’exercice de leur fonction.

CSE de plus de 50 salariés

Dans les entreprises de plus de 50 salariés, le calcul du montant du budget de fonctionnement est relativement simple. Il est réalisé au prorata de la masse salariale brute de l’entreprise. Ce budget diffère selon l’effectif de l’entreprise : 

• le budget de fonctionnement correspond à 0,20% de la masse salariale brute pour les entreprises de 50 à 1999 salariés ;
• le budget de fonctionnement équivaut à 0,22% de la masse salariale brute pour les entreprises de 2 000 salariés et plus.

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Ce montant vient s'ajouter aux subventions de l'employeur destinées aux activités sociales et culturelles, sauf si celui-ci a déjà attribué au CSE une somme qui correspond à 0,22% de la masse salariale brute.

💡 Il convient de noter que pour l'attribution d'un budget dédié aux activités sociales et culturelles (ASC), seul l'employeur détient le pouvoir décisionnel quant au montant à verser. Cependant, il doit respecter une règle unique : si, pour l'année « n », l'employeur a alloué un certain montant au budget ASC du CSE, alors pour l'année « n+1 », il doit allouer au moins le même budget.

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Qui est chargé du budget de fonctionnement ?

Le budget de fonctionnement, tout comme le budget ASC, est géré par le trésorier, qui est l’un des élus du comité d’entreprise. Sa mission est de couvrir les dépenses engagées par les membres et de s’assurer que les fonds sont utilisés de manière responsable, conformément aux règles et aux objectifs établis par le comité d'entreprise. Le trésorier élu du CSE est responsable de la gestion de ce budget, mais les fonds proviennent des ressources financières de l'entreprise (employeur).

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Modalités et dates de versement

En règle générale, l'employeur verse le budget de fonctionnement au Comité Social et Économique en une fois et au début de l’année civile suivant la mise en place du CSE. Il n’y a cependant aucune obligation à cela. En effet, l’employeur a également la possibilité d'opter pour des versements échelonnés tout au long de l'année et de choisir la date qui lui convient le mieux.

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Comment utiliser le budget de fonctionnement du CSE ?

En tant que membre élu du CSE, l’une de vos principales missions est de savoir comment utiliser efficacement le budget de fonctionnement du CSE. L’objectif est que vous puissiez garantir que les activités et initiatives du CSE répondent aux besoins des employés tout en respectant les contraintes financières.

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Les dépenses éligibles

Les dépenses éligibles au sein du budget de fonctionnement du CSE peuvent être classées en plusieurs catégories afin d'optimiser l'utilisation des fonds disponibles. En tant qu’élu CSE, vous vous demandez sûrement : que peut-on acheter avec le budget de fonctionnement 💰 ?

Les dépenses liées à la gestion quotidienne du CSE incluent les frais de fonctionnement du local du CSE, tels que le loyer, les charges, l'entretien et les équipements nécessaires au bon déroulement des réunions et des activités. Les coûts administratifs, tels que les fournitures de bureau, les frais postaux et les frais de communication, ou encore les frais en lien avec la gestion de la comptabilité, entrent également dans cette catégorie.

Les dépenses liées à la formation des membres du CSE sont aussi couvertes par le budget de fonctionnement. Ces formations visent à renforcer les compétences des élus en matière de santé, sécurité et conditions de travail. Autrement dit, elles vous aident à remplir efficacement vos fonctions au sein de l'instance !

⚠️ Vous devez impérativement respecter l’utilisation du budget de fonctionnement. En effet, l’utilisation des sommes issues de ce budget est encadrée. Celles-ci doivent uniquement servir à payer des frais en lien direct avec le fonctionnement du CSE. Il est important de respecter cette règle, d’autant plus que l’utilisation de ce budget est très surveillée par l'URSSAF.

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Les dépenses non couvertes

Les dépenses non couvertes peuvent inclure des événements imprévus tels que : 

• des frais de déplacement pour assister à des réunions externes ;
• des formations facultatives pour les membres du CSE afin de mieux répondre aux besoins des salariés ;
• tout projet spécifique (bien-être au travail par exemple) qui n'était initialement pas prévu dans le budget.

N’oubliez pas que les besoins des salariés peuvent évoluer rapidement, ce qui peut entraîner des dépenses supplémentaires pour répondre à ces changements. Des demandes soudaines d'aide financière pour des situations d'urgence peuvent aussi nécessiter des fonds supplémentaires qui n'ont pas été anticipés.

Par exemple, le CSE peut jouer un rôle dans l'organisation de formations ou de programmes de réinsertion professionnelle pour aider les employés à retrouver leur emploi, ou à se reconvertir dans un domaine plus adapté à leur situation.

Vous devez donc prévoir des réserves financières pour faire face à ces dépenses imprévues. Cela permettra ainsi de garantir votre capacité à répondre aux besoins des salariés tout au long de l’année 🙌.

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Exemples d’utilisation du budget de fonctionnement

👉 De quelle façon utiliser le budget de fonctionnement du CSE ?

Voici une liste non exhaustive de ce que vous pouvez faire avec le budget de fonctionnement : 

• payer l’assurance responsabilité civile du comité social et économique ;
• payer les frais d’abonnements (téléphone, internet, etc.) ;
• aménager le local prévu pour les réunions des membres du CSE (par exemple, se doter d’un coffre-fort) ;
• financer l’acquisition de matériel ;
• faire appel à des prestataires de services externes en cas de besoin, comme des experts comptables, des avocats ou encore des consultants en communication ou en ressources humaines ;
• s’abonner à des revues juridiques et techniques pour aider les élus à se tenir informés des dernières évolutions dans leur domaine ;
• prendre en charge les frais de transport, d’hébergement et de restauration des élus lors des déplacements prévus dans le cadre de leur mandat ;
• avoir recours à une assistance juridique ;
• participer à des formations (santé, sécurité, communication, etc.).

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Évitez les arnaques au budget

Lorsque vous gérez le budget de fonctionnement du Comité Social et Économique (CSE), vous devez rester vigilant au sujet des arnaques potentielles. Ces arnaques au budget peuvent prendre diverses formes, allant de la fraude pure et simple à des pratiques financières douteuses. Alors, attention aux pièges !

Notre premier conseil est d'établir des directives claires en ce qui concerne la gestion des fonds du CSE. Assurez-vous que toutes les dépenses sont dûment justifiées et qu'elles bénéficient directement aux activités et initiatives prévues pour le bien-être des employés.

Le cas le plus courant d’arnaque est la mauvaise utilisation du budget de fonctionnement, par exemple, lorsqu’il est utilisé pour le financement des activités sociales et culturelles (ASC). Cela peut être fait de manière non intentionnelle, mais lorsque l’intention est prouvée, alors cela relève de la fraude ou de la malversation !

En effet, le financement et la gestion des activités sociales et culturelles ne sont pas censés concerner le budget de fonctionnement. Cela est considéré comme illégal. Si le trésorier, ou tout autre membre du CSE commet une fraude d’une grande importance comme celle-ci, il peut être poursuivi et condamné pour le délit commis.

Méfiez-vous également des fournisseurs ou prestataires de services CSE peu fiables. Faites des recherches approfondies avant de souscrire des contrats. En effet, certains fournisseurs pourraient vous dire que le coût de livraison des bons d’achat, des repas de Noël ou des colis de Noël relèvent du budget de fonctionnement.

C’est faux ! Ces dépenses assurent le fonctionnement des ASC. Les cartes de réduction à utiliser dans les magasins (Fnac, Cultura, Furet du Nord, Zara, etc.) ne peuvent pas être comptabilisées au budget de fonctionnement.

L’entreprise ne doit donc pas négliger la formation des membres du CSE en matière de gestion financière et de détection des fraudes.

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Gestion pratique du budget de fonctionnement du CSE

Si cette mission peut parfois paraître complexe au premier abord, rassurez-vous, elle est en réalité très simple ! En planifiant soigneusement les dépenses du CSE, en suivant de près les flux financiers et en anticipant les besoins futurs, vous serez en mesure d’optimiser les ressources disponibles.

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Voici quelques points essentiels à connaître pour garantir une bonne gestion du budget de fonctionnement du CSE 👇.

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Processus de transfert de l'excédent du budget

Il peut arriver que la totalité du budget de fonctionnement ne soit pas utilisée sur une année. Dans ce cas, selon l’article R.2315-31-1 du Code du travail, l’excédent annuel du budget de fonctionnement du CSE peut être alloué au budget dédié aux activités sociales et culturelles.

‍Cependant, quelques règles sont à respecter.

Tout d’abord, il faut savoir que le transfert ne peut dépasser la limite de 10% du reliquat du budget de fonctionnement vers les ASC.

💡 Exemple : votre CSE reçoit chaque année un budget de fonctionnement de 25 000 €. Vous avez dépensé 18 000 € sur les dépenses de fonctionnement, laissant un reliquat de 7 000 €. La limite de transfert vers les activités sociales et culturelles (ASC) serait donc de 700 € (10% de 7 000 €).

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C’est d’ailleurs aussi valable dans l’autre sens : l’article 4 du décret du 26 octobre 2018 précise la limitation du transfert de reliquat à 10% de l’excédent lors d’un transfert du budget des ASC vers le budget de fonctionnement.

Une décision de la Cour de cassation applicable au CSE déclare que de dépasser cette limite est illégal. Dans tous les cas, le transfert du budget du CSE doit faire l’objet d’une délibération de l’instance. En effet, cette décision doit être discutée et validée lors d’une réunion CSE.

Enfin, il est important de souligner que la somme transférée ainsi que son motif d’utilisation doivent apparaître dans les comptes du CSE.

👉 Pour tout savoir sur le budget du CSE (fonctionnement et ASC) : lisez notre guide complet 📖 !

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Comptabilisation des dépenses

À la fin de chaque période comptable, les dépenses du budget de fonctionnement doivent être récapitulées dans un état financier tel qu'un compte de résultat. Chaque dépense doit être enregistrée dans le journal comptable, en indiquant le montant, la date, le bénéficiaire, et en affectant le compte de dépense approprié.

Cela permet aux membres du CSE et au dirigeant de l’entreprise d'avoir une vue d'ensemble des dépenses engagées et de leur répartition.

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Compte bancaire : distinguer les deux budgets

En fin d’année, vous devez présenter un compte de résultat qui distingue les deux budgets : le budget de fonctionnement et le budget ASC. Chaque dépense doit être affectée à l’un des deux budgets.

Le Trésorier du CSE met en œuvre ce qu’on appelle le principe de la « dualité budgétaire ». Cette gestion séparée de chaque budget est essentielle pour bien utiliser le budget de fonctionnement du CSE.

Cela implique également de choisir un partenaire bancaire 💳 !

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Vous avez le choix entre piloter les budgets via un compte unique et ouvrir un compte pour chaque budget. Toutefois, nous vous conseillons de séparer les deux budgets avec un compte pour chacun d’entre eux. Cela vous permet d’avoir une comptabilité plus claire et une transparence totale dans la gestion des dépenses et des recettes.

Pour en savoir plus sur l’ouverture d’un compte CSE, lisez notre article Compte CSE : définition et mise en place.

Pour rappel, il n’est pas obligatoire d’ouvrir un compte avec la banque principale de l’entreprise. Vous êtes libre de choisir celle qui vous paraît être la mieux adaptée aux besoins spécifiques de votre CSE.

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Chez HappyPal, nous sommes en partenariat avec Qonto, qui est supervisé par la Banque de France. Cette néo banque offre des fonctionnalités parfaitement adaptées à la gestion des budgets CSE.

Son interface entièrement numérique est particulièrement intuitive. Et si avoir un service client réactif vous rassure pour optimiser le budget de fonctionnement CSE, vous êtes au bon endroit !

Enfin, sachez qu’en optant pour un logiciel de gestion CSE tout-en-un, vous bénéficiez de nombreux outils pour mener à bien votre mandat d’élu. Avec HappyPal, vous avez accès à votre compte bancaire Qonto directement depuis votre plateforme CSE. Toutes vos démarches sont simplifiées !

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Conclusion 

Élus membres du CSE et trésoriers, vous avez entre vos mains un levier puissant pour assurer le bon fonctionnement de votre instance : le budget de fonctionnement. Bien comprendre les règles et les spécificités de ce budget vous permet d’utiliser de façon responsable les ressources financières de l'entreprise, tout en répondant aux besoins des salariés.

👉 Si vous avez besoin d’aide pour la gestion du budget de fonctionnement CSE, entourez-vous d’experts CSE et profitez de nos services HappyPal !