Vous êtes responsable du CE de votre entreprise et vous vous demandez pourquoi l’externaliser ? Le CE externalisé simplifie la vie des élus et se transforme en un véritable espace de communication avec les salariés. Différentes plateformes tout-en-un permettent aujourd’hui aux élus de gérer toutes leurs missions de manière ergonomique et optimisée : une véritable révolution pour les CE et les CSE.

En tant que responsable du CE ou du COS, vous vous demandez comment externaliser votre CSE en 2023 sans perdre le contrôle de données sensibles ? Comment utiliser une plateforme externalisée telle qu'un site ce / cse tout en restant au plus près des employés ? Et surtout… comment les sensibiliser au nouveau fonctionnement engendré par l’externalisation du CE de votre entreprise ?

Voici quelques explications. 

Qu’est-ce qu’un CE externalisé ?

Depuis la réforme de l’ensemble des institutions représentatives du personnel (IRP), le CSE regroupe tous les élus en une seule instance dans toutes les entreprises d’au moins 11 salariés. La mise en place de ce nouveau mode de représentation du personnel s’accompagne dans nombre d’entreprises par le choix d’un CSE externalisé.

Le CE externe pour PME, TPE et grands groupes désigne la solution fournie par un prestataire externe pour vous aider à mieux gérer vos missions. Ce service payant vous permet de déléguer un certain nombre de missions pour lesquelles vous n’avez pas forcément le temps nécessaire à y accorder.

Le CE externalisé est un choix. Il ne consiste pas en une obligation légale. Même en le confiant à un prestataire externalisé, vous avez toujours la possibilité de personnaliser les avantages CSE proposés à vos salariés.

Pourquoi externaliser son CE ?

De nombreuses sociétés proposent aujourd’hui des solutions clé en main dédiées aux plus petites entreprises comme aux plus grands groupes. Pour les CSE d’entreprises de moins de 10 salariés n’ayant pas pour obligation de mettre en place un CE, comme pour les dirigeants de PME et de TPE, l’externalisation du CE est un véritable atout pour bénéficier de nombreux bénéfices.

Voici les principaux avantages de l’externalisation d’un CE 

Des avantages hyper personnalisés, variés et attractifs pour les salariés

Premièrement, le prestataire extérieur vous permet d’offrir à vos salariés des avantages qui les intéressent vraiment avec un catalogue de plus de 10 000 offres exclusives négociées pour booster le pouvoir d'achat de vos collaborateurs. 

Un CE externalisé vous fait profiter d’une billetterie nationale proposant des réductions pour les spectacles et le cinéma, l’achat de produits high-tech ou de vêtements pour la rentrée scolaire, de cartes cadeaux ou de tarifs préférentiels pour des voyages et séjours en famille).

Deuxièmement, les salariés ne bénéficient pas simplement de chèques cadeaux et d’une billetterie intéressante. Le CE externalisé propose également des tarifs préférentiels sur les assurances ou sur les locations de vacances. Les salariés pourront également profiter d’une mutuelle de groupe.

L’accès à des réductions CE plus importantes pour augmenter le pouvoir d’achat des salariés 

Grâce à une négociation des prix au niveau national, un CE externalisé dispose d’une plus grande force de manœuvre – permise par la mutualisation des entreprises – pour proposer des prix réduits avantageux pour les activités sociales et culturelles. 

Pour les start-ups comme pour les PME, les TPE et les plus grands groupes, des solutions adaptées à toutes les tailles et toutes les formes d’organisations sont proposées aux salariés.

Des coûts financiers et logistiques réduits pour l’entreprise

L’externalisation des services du CSE présente plusieurs avantages pour le chef d’entreprise. D’un point de vue logistique, la distribution des chèques cadeaux et autres avantages des salariés peut se faire de manière plus réactive.

Sur le plan financier, un CE externalisé coûte moins cher qu’un CE classique et sa gestion en est simplifiée. De plus, quelle que soit la taille de votre entreprise, vos salariés pourront bénéficier d’une grande centrale d’achat à prix réduit.

Avec le CSE externalisé, une solution complète est offerte : de la recherche des offres professionnelles au service après-vente. Les élus délèguent également la négociation des offres, la relation client et la mise en place d’un site en ligne dédié au CE de l’entreprise et d’une billetterie mobile simple à prendre en main.

Une gestion simplifiée pour les membres du CE

Lorsque votre prestataire en CE externalisé vous propose de digitaliser vos missions, il vous permet de simplifier la gestion des profils de chaque salarié en fonction de leurs justificatifs, ancienneté dans l’entreprise, situation familiale et leur type de contrat : des critères qui peuvent leur donner accès à plus ou moins d’avantages.

Par ailleurs, la gestion des tâches administratives et la comptabilité de votre CSE se simplifie avec une gestion de votre budget et de vos bénéficiaires en toute simplicité.

Pour les élus au comité social et économique, choisir le CE externalisé pour TPE ou PME se révèle alors un véritable gain de temps. Les missions déléguées permettent aux élus de mieux se focaliser sur d’autres missions, sans pour autant délaisser les salariés, bien au contraire.

Via une telle plateforme, il est plus simple d’optimiser le budget du CSE en fonction de la taille et du format juridique de l’entreprise, de la convention collective appliquée, ainsi que du nombre de salariés.

A lire également : Budget CSE : comment le calculer facilement ? (prévisionnel inclus)

Des avantages accessibles plus facilement et  à tout moment

Plusieurs prestataires en CE externalisé proposent aujourd’hui des solutions en ligne permettant à chaque salarié de consulter depuis son smartphone l’ensemble des avantages proposés par le CE comme les chèques cadeaux, les offres promotionnelles du moment, les prochains événements et sorties collectives à venir, etc.

Avec le développement des nouveaux modes de consommation, le tout instantané est de plus en plus attendu pour les salariés qui ne comprennent même plus pourquoi ils doivent attendre plusieurs jours pour disposer de leur ticket à prix réduit pour aller au cinéma. 

Grâce à une plateforme en ligne, vos collaborateurs n’ont plus besoin de prévoir leur repas au restaurant ou leur journée au parc de loisirs à l’avance. Ils peuvent réserver de manière instantanée, quelques minutes avant que ne débute leur séance de cinéma. Ils reçoivent alors un e-billet sur leur smartphone.

Avec une accessibilité 24h/24 et 7j/7, une telle plateforme clé en main offre une rapidité et une instantanéité nouvelle largement appréciée par les salariés, plus libres et plus autonomes.

Un CSE plus attractif et une communication simplifiée

L’accès via une application mobile rend le CSE et ses avantages plus attractifs pour l’ensemble de vos collaborateurs. La simplicité d’utilisation permise par l’application encourage le taux de fidélisation de vos salariés aux offres avantages.

L’application donne également la possibilité de prévoir un onglet Foire Aux Questions qui aide les employés à comprendre rapidement le mode de fonctionnement du CE externalisé. Ils ont accès à cette FAQ à tout moment de la journée, ce qui permet à vos collaborateurs de ne pas attendre de vous croiser dans les couloirs ou que vous soyez disponibles pour trouver la réponse à leur question.

Par ailleurs, externaliser son CSE, permet de communiquer plus efficacement sur les actions des élus par le biais de newsletters, sondages et notifications accessibles depuis la plateforme et fluidifiant la communication entre les membres du CE et les salariés de l’entreprise. En communiquant clairement sur les avantages que vous proposez aux salariés, vous boosterez leur usage des bons cadeaux et augmenterez leur pouvoir d’achat.

Rendre son entreprise plus attractive et booster la marque employeur

Le CE externalisé pour PME et pour TPE booste également la marque de l’employeur, notamment lors des recrutements. En effet, l’attractivité de l’entreprise pour les nouvelles recrues passe aussi par les avantages sociaux et culturels mis en place pour les salariés.

Les questions importantes que se posent les entreprises avant d’externaliser leur CE

De nombreux prestataires proposent aujourd’hui l’externalisation de votre CSE, toutefois, les offres, les contrats, les options, les tarifs et la qualité du SAV peuvent largement varier d’un CE externalisé à l’autre.

Voici les principales questions que se posent les entreprisent avant d’opter pour un CE externalisé.

‍Est-ce que mes données sensibles seront sécurisées ?
Chez HappyPal nous prenons vos données très au sérieux et les sécurisons de manière optimale et efficace. Pour se connecter à la plateforme, les membres du CSE et les salariés auront un mot de passe individuel qui permet de sécuriser l’ensemble de leurs achats et données personnelles.

Les élus CSE de mon entreprise seront-ils désoeuvrés si je passe par un CE externalisé ? En passant par un CE externalisé les élus CSE pourront se libérer du temps pour se consacrer à d’autres missions leur incombant, en se rendant davantage disponibles et à l’écoute concernant la qualité de vie au travail des salariés, par exemple.

‍Vais-je pouvoir continuer à contrôler et maîtriser la qualité des réductions et offres ?

Avec HappyPal, vous disposez d’un outil CSE de gestion optimisé et bien pensé pour suivre en temps réel depuis la plateforme en ligne ce que vous proposez à vos collaborateurs. En choisissant la formule CE externalisé, vous simplifiez une gestion habituellement fastidieuse et réduisez grandement le nombre de salariés insatisfaits, tout en gardant une totale liberté sur les offres proposées à vos collaborateurs.

De plus,  vous optez pour un service professionnel à établi à grande échelle disposant d’une force de négociation des prix plus importante grâce à son large carnet d’entreprises adhérentes.

‍Les offres proposées aux salariées seront-elles assez pertinentes et modernes pour mes collaborateurs ?
Avec HappyPal vous avez accès à un catalogue complet et à des avantages exclusifs au goût du jour. Non seulement, vous pouvez sélectionner les marques et bons cadeaux correspondant le plus à vos valeurs d’entreprises dans notre catalogue, mais vous avez aussi la possibilité d’ajouter vos propres avantages à mettre à disposition de vos collaborateurs. 

Chez HappyPal, la flexibilité est au cœur de notre métier et nous positionnons le bien-être et le pouvoir d’achat des salariés au cœur de notre dynamique.

‍Mes collaborateurs seront ils réceptifs au changement de CE ?
Dès le lancement, nous mettons tout en oeuvre pour que votre passage au CE externalisé soit le plus impactant possible. Grâce à un accompagnement personnalisé et en suivant une méthodologie qui a déjà fait ses preuves nous maximisons l’impact du CE pour que vos salariés tirent le plus parti de vos nouveaux avantages CE. 

Une fois qu’ils auront découvert votre nouveau CE, les offres modernes, innovantes et adaptées à vos salariés feront le travail pour vous ! ‍

Le support ou le site de mon CE sera-t-il adapté à mes salariés ?
Alors qu’un Français sur deux dispose d’un smartphone personnel et qu’un grand nombre de salariés dispose d’un smartphone professionnel, une application pour externaliser la gestion des comités d’entreprise et des comités sociaux et économiques fait sens aussi bien pour les élus que pour les salariés.

En effet, avec la solution CE / CSE en ligne d’un prestataire extérieur, vos collaborateurs n’auront plus besoin de se rendre jusqu’au bureau du comité d’entreprise pendant les horaires d’ouverture pour récupérer leurs bons de réduction, chèques cadeaux et autres avantages. 

Qu’ils soient en déplacement en France ou à l’autre bout du monde ou bien qu’ils soient en télétravail, ils peuvent consulter l’application du CE ou du CSE à tout moment depuis n’importe où. Une praticité qui les séduira davantage qu’un mode de fonctionnement contraignant. 

Chaque salarié a la possibilité d’accéder à ses bons de réduction depuis son smartphone avec des flashs code qui lui assure d’avoir toujours accès à ses avantages salariés depuis son smartphone. De plus, il peut consulter son historique d’achats en quelques clics. 

C’est donc un avantage considérable qui augmente souvent drastiquement l’utilisation des avantages salariés. 

Quelles sont les possibilités d'externalisation suivant les tailles d’entreprise ? 

CSE externalisé pour TPE

Les Très Petites Entreprises comptent moins de 10 salariés et rares sont celles élisant des membres de CE. En effet, la Loi Travail de 2017 concernant la fusion des IRP et la création du CSE n’inclut que les entreprises d’au moins 11 salariés. 

Pourtant, pour améliorer la qualité de vie des salariés au travail, le dirigeant d’une TPE est en droit de mettre en place un comité d’entreprise dès lors que ses effectifs comptent au moins deux salariés.

Non obligatoire, la mise en place d’un CE au sein d’une très petite entreprise se révèle être une mission contraignante qui prend du temps. HappyPal est la solution idéale pour réduire la charge des élus au CE d’une TPE.

CSE externalisé pour PME 

Le CE externalisé pour PME s’avère parfois plus complexe à mettre en place. Pourquoi ? Parce qu’un accord collectif est demandé et que plus une entreprise est grande plus les objections sont généralement nombreuses.

Pourtant, l’externalisation du CSE permet à une PME de bénéficier d’un panel d’offres et d’avantages équivalent à celui proposé par un grand groupe à ses salariés. Pour les TPE, PME et autres entreprises de moins de 50 salariés mettant en place un CSE, il s’agit d’une solution clé en main pour donner plus de pouvoir d’achat à l’ensemble des salariés.

CE externalisé pour grandes entreprises et groupes 

La fusion des IRP en 2017 a engendré un regroupement des missions du CE, du CHSCT et des délégués du personnel. Avec un CE externalisé pour grands groupes, les élus ont la possibilité de fluidifier la billetterie d’avantages accessibles aux salariés et de se libérer de cette tâche qui prend beaucoup de temps pour se plonger sur d’autres problématiques liées aux conditions de travail des salariés, etc.

Comment mettre en place votre CE externalisé ?

Après consultation avec le prestataire sur vos besoins et votre fonctionnement interne, un processus de mise en place suivi d’une formation auront lieu afin que le logiciel vous convienne parfaitement.

Pour créer un site élégant et convivial pour votre comité social et économique, rien de plus simple que de faire confiance à un prestataire extérieur. Lorsque vous aurez choisi votre partenaire, c’est lui qui aura la charge d’importer vos contenus : vos offres et avantages, vos tarifs, vos différentes catégories, vos photos, etc.

Une fois que vous avez choisi et personnalisé votre Template, votre prestataire donne forme à votre CE externalisé ! Vous pourrez ensuite consulter vos offres par marque, par pourcentages de réduction, par catégorie (culture et loisirs, bien-être, etc).

De leur côté, vos salariés bénéficieront d’un espace personnel dans lequel ils pourront consulter tout l’historique de leurs commandes, en cours ou déjà passées. Ils pourront mettre en favori les offres qui les intéressent mais dont ils ne sont pas encore sûrs de vouloir profiter, etc.

Demandez gratuitement votre simulation pour faire bénéficier vos salariés des meilleurs avantages du marché.

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Qu'et-ce qu'il change pour un CSE externalisé en 2023 ? 

En 2023, l'externalisation du CSE prend une nouvelle dimension, avec une attention particulière portée à l'expérience salarié. En effet, malgré la facilité de gestion offerte par l'externalisation, de nombreux CSE externalisés restent sous-utilisés par les salariés. C'est pourquoi il est essentiel pour les élus de choisir un prestataire capable de démontrer de bons taux d'utilisation.

L'expérience utilisateur doit être au cœur des préoccupations. Un prestataire moderne proposera une interface intuitive, souvent accompagnée d'une application mobile, pour permettre aux salariés d'accéder facilement et rapidement à leurs avantages. Les offres proposées doivent être adaptées aux besoins et aux attentes des salariés, pour encourager leur utilisation maximale.

En outre, l'externalisation du CSE doit permettre aux élus de gagner du temps sur la gestion administrative, pour se concentrer sur leur rôle de représentation des salariés. En 2023, l'externalisation du CSE ne se limite plus à une simple délégation de tâches, mais devient un véritable outil d'amélioration de l'expérience salarié, favorisant l'engagement et la satisfaction au travail.

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