Après avoir effectué la mise en place du CSE au sein de l’entreprise, il est nécessaire d’organiser des réunions afin d’aborder les sujets essentiels. En effet, celles-ci constituent un point central du dialogue social de l’entreprise.

Cependant, afin de faciliter au maximum cette interaction, il convient d’établir un ordre du jour. Cette mesure s’applique aux réunions périodiques (ordinaires) et aux réunions ponctuelles (extraordinaires).

L’ordre du jour est un document qui rassemble les différentes thématiques qui seront abordées au cours de la réunion du CSE. Les sujets tournent autour des prérogatives du comité social et économique. Par exemple, il peut aborder les questions d’hygiène, de santé et de sécurité au travail.

Il est établi d’un accord commun entre le président du CSE et le secrétaire du CSE. Concrètement, l’établissement de l’ordre du jour CSE sert à :

• Déterminer les points qui seront abordés au cours de la réunion et délimiter le cadre des discussions
• Assurer une meilleure organisation lors des réunions
• Assurer une meilleure gestion du temps
• Offrir des informations aux élus
• Consulter les élus sur les sujets essentiels du CSE

L’établissement d’un ordre du jour est formellement obligatoire au sein des entreprises dont l’effectif est supérieur ou égal à 50 salariés, conformément à l’article L2315-29 du Code du travail. 

L’établissement de l’ordre du jour CSE passe par la réflexion et la collecte auprès des membres CSE des sujets essentiels à aborder. Ensuite, il convient à l’employeur de fixer la date de la réunion et d’en inviter les membres concernés.

Il est important de savoir que certaines questions sont rendues obligatoires par la loi, le règlement intérieur ou un accord collectif de travail. Il est donc impératif de les aborder lors des réunions CSE.

Dans les entreprises de 50 salariés ou plus

En principe, la rédaction de l’ordre du jour des réunions relève d’une collaboration entre le secrétaire et le président du CSE, autrement dit l’employeur. En effet, le rôle du secrétaire est de rédiger le document après avoir consulté les élus CSE. Elle le soumet ensuite à l’employeur.

La rédaction de l’ordre du jour de manière unilatérale par l’employeur (hormis la première réunion) est considérée comme un délit d’entrave au bon fonctionnement du comité social et économique. En effet, les deux parties doivent obligatoirement collaborer pour l’élaboration de ce document.

Dans les entreprises de moins de 50 salariés

Dans les entreprises dont l’effectif est inférieur à 50 salariés, la rédaction de l’ordre du jour n’est pas obligatoire. En revanche, la délégation des représentants du personnel au CSE est convoquée par l’employeur afin de pouvoir communiquer leurs questions dans une note écrite. Celle-ci doit être remise à l’employeur au moins deux jours avant la réunion.

Même si cette note écrite n’est pas soumise à la réglementation de l’ordre du jour CSE, elle permet tout de même d’informer les membres des sujets qui seront abordés lors de la réunion.

Le contenu de l’ordre du jour varie en fonction des sujets que souhaitent aborder les élus du CSE et l’employeur au cours de la réunion. En théorie, il doit aborder les thématiques suivantes :

• Les obligations sociales
• Les obligations en lien avec l’hygiène, la sécurité et la santé
• Les consultations obligatoires comme les conditions de travail, la politique sociale, la santé, la finance…
  

En réalité, il peut inclure toutes questions qui nécessitent la consultation d’un CSE. Attention : l’employeur ou les membres du CSE sont dans le droit de refuser d’échanger au sujet d’une question qui ne figure pas à l’ordre du jour. Il faut donc bien faire remonter les sujets à traiter avant la rédaction de ce document afin d’éviter qu’une question importante ne soit pas traitée.

À savoir : il se peut qu’en tant qu’élus membre du comité d’entreprise, vous ayez un besoin urgent d’aborder certaines problématiques. Lorsqu’il s’agit d’une demande de réunion urgente des membres du comité d’entreprise, le contenu de celle-ci vaut ordre du jour.

Le contenu de la première réunion CSE

Si aucun membre n’est élu secrétaire lors de la mise en place du CSE, la rédaction de l’ordre du jour pour la première réunion peut être confiée au président du comité social et économique. Les sujets abordés concernent souvent les points suivants :

• Le fonctionnement du CSE
• Le règlement intérieur du CSE
• La mise en place d’un CSE central
• La constitution des commissions
• Les budgets

Vous aimerez également : Quelles sont les missions et rôle du CSE ?

Pour rappel, le comité social et économique vient remplacer les fonctions des trois grandes instances représentatives du personnel :

• Le comité d’entreprise
• Les délégués du personnel
• Le comité d’hygiène de sécurité et des conditions de travail
  

Les sujets des réunions sont donc nombreux et très variés. Ils feront l’objet de débats constructifs, c’est pourquoi il est important de hiérarchiser les sujets dans l’ordre le plus important lors de la rédaction de l’ordre du jour. 

En effet, l’ordre dans lequel les questions sont établies correspond à l’ordre dans lequel elles seront abordées pendant la réunion. Une fois l’ordre du jour finalisé, le document doit être signé par le secrétaire CSE et l’employeur.

Prévoir un agenda social sur l’année

Afin d’optimiser votre organisation, il est possible de concevoir un agenda social dans le but de prévoir à quelle période de l’année les sujets seront abordés lors des réunions. En effet, la loi exige la tenue d’une réunion CSE tous les deux mois pour les entreprises de moins de 300 salariés. Pour les entreprises de plus de 300 salariés, il faut prévoir une réunion par mois.

La tenue d’un agenda social ne vous empêche cependant pas de programmer une réunion supplémentaire (réunion extraordinaire) pour traiter d’un sujet en particulier lorsque cela s’avère nécessaire !

Une fois que l’ordre du jour est établi et signé, la communication auprès des personnes concernées doit être effectuée par l’employeur au moins 3 jours avant la tenue de la réunion, selon l’article L-2315-30 du Code du travail.

Le non-respect de l’obligation de communication de l’ordre du jour par l’employeur est considéré comme un délit d’entrave.

Notons cependant qu’il est possible de négocier ce délai réglementaire de 3 jours par le biais d’un accord d’entreprise ou bien par le règlement intérieur. Quant aux différents moyens qui s’offrent à l’employeur de communiquer sur l’ordre du jour, les choix sont multiples :

• Courrier électronique
• Fax
• Lettre simple ou recommandée
• Remis en main propre contre signature
• Navette interne

À qui doit-être communiqué l'ordre du jour ?

Le président du comité social et économique doit communiquer l’ordre du jour aux :

• Membres du CSE (titulaires et représentants)
• Représentants syndicaux
• Collaborateurs de l’employeur invités à la réunion
  

L’ordre du jour doit aussi être communiqué à l’inspecteur du travail et au médecin du travail lorsque les réunions portent sur la santé, les conditions de travail et la sécurité des salariés. 

Dans certains cas, l’ordre du jour peut même être communiqué à l’agent de contrôle de l’inspection du travail et l’agent des services de prévention des organismes de sécurité sociale.

Notons aussi que les membres suppléants doivent recevoir l’ordre du jour même dans le cas où ils ne reçoivent pas la convocation de l’employeur. En effet, ce document est essentiel pour les membres suppléants car il leur permet de rester informés et de pouvoir se tenir prêt en cas de remplacement.

L'affichage de l'ordre du jour est-il obligatoire ?‍

Le CSE dispose de panneaux d’affichage dans l’entreprise, destinés à la communication avec les salariés. Mais est-il possible de s’en servir pour afficher l’ordre du jour ? 

Si la communication de l’ordre du jour est exigée, il n’est en revanche pas obligatoire de procéder à l’affichage de ce dernier. En effet, aucune réglementation n’est soumise à ce jour par le Code du travail à ce sujet.

Cependant, le CSE peut en décider autrement à travers son règlement intérieur. Dans ce cas, l’employeur ne peut s’y opposer, ni supprimer l’affichage.

✅ Astuce : via la plateforme HappyPal vous pouvez transmettre directement l'ordre du jour du CSE à vos salariés. Il n'ont qu'à le consulter via leur application mobile 😃

Il est important de préciser que l’ordre du jour ne peut plus être modifié après sa signature. C’est pourquoi il est important de prêter une grande attention à sa rédaction afin de ne pas oublier de mentionner des points importants à aborder pendant la réunion !

Le code du travail rend obligatoire certains sujets lors des réunions CSE, sur des sujets relatifs à la santé, la sécurité et les conditions de travail. Il y a donc une inscription d’office, et il n’est pas possible de les refuser.

En revanche, il se peut qu’un désaccord relatif à d’autres sujets proposés dans l’ordre du jour survienne entre le secrétaire CSE et l’employeur.

Si la concertation sur l’ordre du jour aboutit à une mésentente, l’une des deux parties a le droit d’inscrire seul un point à l’ordre du jour. En revanche, il existe quelques conditions : 

• Le désaccord doit avoir été exprimé après une concertation préalable
• La partie qui souhaite utiliser la possibilité d’inscription de plein droit doit en informer l’autre partie
• Il n’est possible d’avoir recours à cette inscription uniquement en cas de consultations obligatoires
  

Comment gérer un désaccord ?

Tout conflit peut être tranché en saisissant le juge des référés (Président du TGI) afin que celui-ci tente de le résoudre. L’inspecteur du travail peut également être sollicité.

Pour rappel, l’organisation d’une réunion extraordinaire présume de la nécessité d’aborder un sujet urgent. Cela signifie qu’il est impossible d’attendre la prochaine réunion ordinaire. 

En général, la tenue d’une réunion extraordinaire du CSE repose sur une demande de consultation. Une réunion extraordinaire peut être déclenchée suite à la demande des membres du CSE, mais aussi de l’employeur.

Quand le CSE se réunit à l’occasion d’une réunion extraordinaire, les questions qui ont été annexées à la demande de convocation doivent obligatoirement être inscrites à l’ordre du jour. 

Dans ce cas, la rédaction de l'ordre du jour relève toujours de la responsabilité de l’employeur et du secrétaire CSE. Tout comme pour la réunion ordinaire, il doit être rédigé en termes clairs et précis, et doit être communiqué aux personnes concernées.

En raison de l’état d’urgence sanitaire actuel, de nouveaux délais d’information et consultation du comité social et économique ont été mis en place selon l’ordonnance du 2 mai 2020. Ces nouveaux délais s’appliquent de façon temporaire et concernent les décisions de l’employeur face aux conséquences économiques du Covid-19.

En effet, le CSE constitue un élément très important en période de crise. Dans le but de continuer de protéger la santé et la sécurité des travailleurs tout au long de cette période, la consultation du CSE est soumise à des délais plus courts.

Les décisions en rapport avec les conditions d’emploi et de travail ainsi que les aménagements pour des questions de santé et de sécurité doivent être soumises à la consultation du CSE. 

Ainsi, l’employeur doit demander l’avis du CSE avant de mettre en place de nouvelles mesures (télétravail, chômage partiel etc).

‍

Exemple d'ordre du jour pour un CSE

Vous êtes élus secrétaire CSE ou employeur et souhaitez savoir comment bien rédiger votre ordre du jour ? Pour l’établir du mieux qu’il soit tant sur la forme que sur le contenu, HappyPal vous offre un modèle gratuit d’ordre du jour CSE.

Pour rappel, il est vivement recommandé de faire apparaître les questions prioritaires en tête de liste !

Pour votre première réunion du comité social et économique qui a lieu juste après les élections, la rédaction de l’ordre du jour peut être réalisée comme suit :

1. La constitution du bureau
2. La désignation des membres des commissions
3. La désignation des représentants du conseil d’administration
4. La présentation des comptes
5. Le règlement intérieur
6. Questions
   

Pour faciliter la rédaction de votre document, voici un modèle concret d’ordre du jour pour les réunions qui suivent la première :

Ordre du jour de la réunion CSE du ../../….

Le présent ordre du jour a été fixé conjointement par le président et le secrétaire du CSE. La réunion abordera les sujets suivants :

A) Questions relatives à la situation financière de l’entreprise

• Information relative au bilan social
• Consultation annuelle sur la situation financière de l’entreprise
• Projet de déménagement des locaux

B) Questions relatives aux activités sociales et culturelles

• Organisation d’une soirée (exemple : Noël)
• Discussion relative aux avantages salariés : tickets restaurants, billetterie etc.

C) Questions en matière de santé, sécurité et conditions de travail

• Mise en place du règlement intérieur
• Informations accidents du travail
• Actualisation du document originel de sécurité

D) Questions relatives à la communication des salariés

• Outils de communication mis à disposition
• Discussion relative au dialogue social

E) Questions diverses

Signatures :

Le secrétaire :                                            Le président